プロジェクト管理、監視、運営においては、プロジェクトを可能な限り迅速かつ安定的に完了するために、処理および整理する必要があるさまざまな要素、知識、情報があります。

さらに、プロジェクト管理ツールはプロジェクトの進捗管理をスムーズに行い計画的に業務を完遂するためのツールです。

複数のプロジェクト管理の手間を軽減し、メンバー間での情報共有も瞬時に行えるなど多彩な機能が盛りだくさんです。この記事では、管理を簡素化するために、プロジェクト管理ツールソフトウェアを簡単にご紹介します。

1. プロジェクト管理ツールとは

プロジェクト管理ツールは、プロジェクトを最初から最後まで管理するのに役立ち、さまざまなレベルの従業員が時間通りに作業をすばやく取得して完了することができます。さらに、このツールを使用すると、物事をより迅速に完了 (GTD) できるため、より価値のある作業に時間を費やすことができます。

Web ベースのプロジェクト管理ツールは長年にわたって開発されており、単なるプロジェクト管理ではありません。これらのツールは、見積もり、コスト管理、予算編成、リソース割り当て、コラボレーション、コミュニケーション、品質管理、プロジェクト管理などの機能も提供します。大規模プロジェクトのあらゆる側面と複雑さを管理し、コストを抑えるのに役立ちます。

プロジェクト管理ツールがあればそれらの効率が飛躍的に向上し、修正して更新した内容もリアルタイムでメンバーと共有することが可能です。メンバー全員でツールを共有することにより、各自のタスクの進捗状況やコスト管理が可視化され、全員の状況把握が容易になります。

オンラインのプロジェクト管理ツールソフトウェアは、各タスクの時間を見積もり、複数の締め切りに間に合うように作業を整理し、1 つの目標を達成するために複数のプロジェクト管理に同時に取り組む際の正確性を高めるのにも役立ちます。まとめ、このツールは効率的にプロジェクトを管理し、一致団結して遅滞なくプロジェクトを成功させるためには必要不可欠なツールといえるでしょう。

2. プロジェクト管理ツールの必要性

プロジェクト管理ツールでは多くの社員が複数のチームに分かれ、目的を達成するために業務が細分化されたタスクに取り組みます。それぞれのタスクは相互に関連していることが多く、ひとつのタスクが遅れると、そのタスクだけでなくほかのタスク、ひいては全体の進捗計画に大きく影響するため、タスクの進捗管理は極めて重要です。

一般的に責任を負うマネージャーは、すべての問題を処理するために常に職場にいるとは限りません。特に大規模なプロジェクトの場合、多くの異なる建設場所と作業場所により、接続とシステム作成が非同期になります。そのため、予期せぬ不測の事態において、業務を割り当てて処理することは非常に困難です。

従来の方法によるプロジェクト管理は、もはや最大の効率をもたらしません。情報処理においては、混乱やエラーに遭遇することも多々あります。

そのため、開発者はプロジェクト管理ツールが発見されていました。プロジェクト管理ツールソフトウェアは、プロジェクト管理チームの制約とニーズに合わせて設計されています。企業が直面するほとんどの問題を解決できます。そのおかげで、ソフトウェアは管理をより迅速かつ効率的に行うのに役立ちます。

3. プロジェクト管理ツールの基本的な機能

3.1. タスク管理機能

プロジェクト管理ツールで外せない機能が「タスク管理」です。いわば全体のプロジェクトの進行はメンバーひとりひとりに課せられたタスクの進捗にかかっているわけですから、この機能がないことには個人の進捗だけでなく全体の達成度合いの可視化ができません。

メンバーそれぞれの状況を確認し、状況に応じて効率よくタスクをアサインすることもできます。ガントチャートで全体工程も一元管理できるため、多角的に必要なリソースの効率的な運用が可能になります。

3.2. レポーティング機能

プロジェクト管理ツールの進捗状況を報告用レポートとして作成できる機能を持つものがあります。社内の会議資料として必要な情報を抜粋したレポートや、顧客に向けたレポートも手間なく作成可能です。

レポーティング機能を使って逐一進捗状況を報告書で知らせ顧客に安心感を持ってもらえるとともに、双方の認識のズレを早いうちに修正することができます。

3.3. スケジュール管理機能

 プロジェクト管理ツールマネージャーは、タスク管理やガントチャートと連携しながら各スケジュールを遅滞なく進行させなければなりません。スケジュール管理機能があれば、プロジェクト全体の工程の開始・終了などの予定を正しく俯瞰的に管理できます。

特に複数プロジェクトを常に並行して行うような際には、それぞれのスケジュール管理が複雑になります。 プロジェクト管理ツールごとにリーダーがいる場合は、統率して全体をまとめるのも労力がかかるものです。

そのようなときこそ プロジェクト管理ツールは威力を発揮するでしょう。

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4. プロジェクト管理ツールを活用するメリットとデメリット

プロジェクト管理ツールは、スケジュールやタスク管理を効率的に行えるツールと説明しましたが、これだけでは「昔からエクセルで管理していた」方にしてみれば、どのような違いがあるのかが見えてこないかもしれません。

4.1. プロジェクト管理ツールを活用するメリット

◇管理作業が効率的になる

工程表やガントチャートはエクセルで体裁を整えてそれらしく作ることは可能です。しかし、せっかく作成した表をうまく活用できていないケースも少なくありません。

たとえば、会議でガントチャートをメンバーに印刷して配布し、各自手書きで補足を書き込むということはよくあることでしょう。修正点などがあっても逐一更新しないことも多く、ある程度たってから大幅に手直しすることになります。

◇ 情報の共有が容易になる

1つの共有ファイルでプロジェクトメンバー全員のプロジェクト管理を行っているケースも多いですよね。しかし、共有ファイルを複数人が同時に編集すると処理負荷が上がったり、編集の競合が発生したりしやすく、無駄な手間がかかります。

一方、プロジェクト管理ツールの多くはオンラインで使えます。プロジェクトメンバーが抱えているタスクをWebブラウザ上から簡単に把握できるので、共有ファイルを使う必要がありません。他のメンバーが編集した内容もリアルタイムに反映されるため、よりスピーディーに情報共有できるのが大きなメリットです。

◇ 進捗の把握がしやすい

プロジェクト管理ツールは作業の進捗状況を各自でシステムに入力でき、リアルタイムで情報が反映されるため、プロジェクト管理の進行具合を把握しやすくなります。作業工数やコスト、スケジュールを一括で管理し、複数のプロジェクトを同時進行している場合も横断的に把握できるため、問題が発生してもすぐに対処が可能です。

また、スケジュール管理やタスク管理をシステム上で可視化し複数人で共有することで、作業の優先度がわかりやすくなるほか、「抜け」・「漏れ」などのミス防止にもつながるでしょう。

◇ 在宅ワークでも手軽に使える

共有ファイルを使ってプロジェクト管理する場合、社内ネットワークへのアクセスが必要です。そのため、在宅ワークにはネットワーク環境の構築が必要という課題があります。

その点、プロジェクト管理ツールの多くは前述のとおりオンラインで使えます。パソコンはもちろんスマートフォンからでもアクセスできるので、在宅ワークでも特別な環境構築なしに使えるのがメリットです。また、出張などで外出している場合でもスマートフォンからプロジェクト状況を把握できます。

◇状況が可視化され確認しやすくなる

プロジェクトメンバーがタスクや工数の実績を入力するだけで、ガントチャートに反映されます。プロジェクトの進捗状況がわかりやすく可視化されるため、進行の停滞や遅延があればすぐに気づくことができます。

問題点があってもすぐに対応し適切に処理できれば、プロジェクトの進行に支障をきたすこともありません。

4.2. プロジェクト管理ツールを活用するデメリット

プロジェクト管理ツールには、デメリットも少なからず存在します。使い始める前に把握しておいてください。プロジェクト管理ツールのデメリットは以下の通りです。

ツールによってはメンバー全員が使いこなせるまでに時間がかかる

プロジェクト管理ツールは、導入しただけで業務の効率が上がるものではありません。業務に対して、機能が合っていない場合は余計な手間が発生するでしょう。加えて、業務に必要な機能であれば問題ないものの、多機能であるほど月額料金は高額です。

海外のツールの場合は、英語を扱えないと使用が難しい点にも注意が必要です。また、頻繁に使用するツールであれば、全員が使いこなせるようになるまで、メンバーを教育する必要もあります。

5. プロジェクト管理ツールの正しい選び方

市場にソフトウェアが多すぎる場合、どのプロジェクト管理ソフトウェアを選択すればよいでしょうか? 企業向けのプロジェクト管理ツールを選択する時間を短縮するために、管理者はデモ ソフトウェアを学習して使用する前に、次の小さなヒントを参照する必要があります。

5.1. プロジェクト管理で直面している問題を特定する

プロジェクト管理の方法を手動管理、Excel からソフトウェアに変更する決定を下すとき、それは容易ではありません。 したがって、現在の経営では解決できない不備を見つけてリストアップする必要があります。 管理手順を確認してください。 管理のどの段階で、問題がどこにあるかを判断する必要がありますか? 問題が解決された場合、どのような仮定になりますか? また、現在のワークフロー、データ、および管理方法は、ソフトウェアの適用に適していますか?

5.2. 会社の実際のニーズに基づいてソフトウェアを見つける

会社の困難を理解することから、会社の管理者がソフトウェアに必要とする機能を知る必要があります。 会社がプロジェクト管理ソフトウェアに求めているものをリストに挙げてください。 それに加えて、管理者は、誰がソフトウェアの使用に参加するかを決定する必要もありますか? 自社と同じ運用方法やユースケースのソフトウェアを探すのがベストです。

5.3. 既存の予算に基づいてプロジェクト管理ソフトウェアを選択する

プロジェクト管理ツールを探す際に留意すべきことの 1 つは、ソフトウェアの購入に費やすことができる予算を決定することです。 プロジェクト管理ソフトウェア市場は非常に多様だからです。 無料で使える機能が限定された海外ツールのほか、「現場作業管理、部門間作業管理」などの機能をフルに使える月額制の有料ソフトもあります。

5.4. もう一度考え直してみる

上記のすべての問題を調査および検討した後、あなたの会社にプロジェクト管理ソフトウェアが本当に必要かどうかをもう一度判断する必要がありますか? どの程度必要ですか？

経営にソフトウェアを使うことは必要ですが、現実と照らし合わせて、そのソフトウェアが企業に適用できるかどうかを判断することも必要です。

5.5. ソフトウェアをフィルタリングし、購入前に何度もテストする

プロジェクト管理ソフトウェアに関連するニーズ、コスト、およびその他の要因を決定した後、会社は調査し、5 から 10 の潜在的なソフトウェアのリストを作成する必要があります。 次に、ソフトウェアの無料バ​​ージョンであるデモをさまざまな場所で何度も学び、使用します。 このアクティビティは、企業が 5 ～ 10 のソフトウェアから最も適切な 1 つのソフトウェアにリストをフィルターするのに役立ちます。

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6. プロジェクト管理ツールおすすめ５選

6.1. Trello

Trello は、今日世界で最も一般的に使用されているプロジェクト管理ツールの 1 つであり、Trello の最も有名なクライアントには、Google、Adobe、Paypal、Unicef、Yandex などがあります。誰が何の仕事をするのか、どのように物事が進んでいるのかなど。

Trello のインターフェースは、カラフルなメモが詰まったホワイトボードのようなもので、各メモはあなたやチームのタスクに対応しています。 これらの各メモには、さまざま

なソースからの画像、ドキュメント、ファイルを含めることができ、簡単にコメントを残すことができます。 さらに、コンピュータでも電話でも、いつでもプロジェクトを監視できます。

6.2. Redmine

Redmineはインストール型のプロジェクト管理ツールであり、オープンソースソフトウェアなので無料で利用できます。無料でありながらガントチャートやWiki、カレンダーやロードマップなどの機能があり、SubversionやGitとも連携可能なのが特徴です。日本語や英語以外にも対応しているのでグローバルな環境にも適用できます。

チケットという形でタスクやスケジュールを登録することでプロジェクト全体の進捗状況や個々の作業状態の管理がしやすくなっています。また、インストール型ではありますが、本社や支社など離れた場所との連携もスムーズなので、大規模なプロジェクトでも利用可能です。無料ではありますが学習コストが必要であります。

現在、hachinet は Redmine ツールを使用してプロジェクトを管理しています。

6.3. Backlog

Backlogはクラウド型のアプリケーションで、タスク管理機能に特化したプロジェクト管理ツールです。ガントチャートやマイルストーンが簡単に作れるため、Web作成などでは力を発揮するのではないでしょうか。登録してから1か月間は無料で使えますが、そのあと、ストレージの大きさやプロジェクト数によって、月額有料制となっています。

6.4. Jira

JIRAはソフトウェア開発に特化したクラウド型のプロジェクト管理ツールであり、日本語や英語以外の言語にも対応しています。スクラムボードやカスタムボードなど利用するメンバーが情報をアップしやすくなっており、管理面でもロードマップやレポート機能などによって具体的な作業状況の数値化が可能なのが特徴です。

プライバシーやデータの暗号化、コンプライアンス準拠などセキュリティ面にも強く、クラウド型でありながら安心感のあるツールと言えます。マルチデバイス対応であり、連携できるアプリケーションも3000種類以上と豊富なので、単なるプロジェクト管理だけでなく、拡張性を求める場合におすすめです。

6.5. Asana

Asanaは世界195か国で利用されているクラウド型のプロジェクト管理ツールであり、日本語にも対応しています。リスト、ボード、タイムライン、カレンダー、進捗などの画面にアクセスしやすく、直感的な操作感とわかりやすいデザインが特徴です。 

CRMツールやSlack、GoogleアプリやMicrosoft Office365などと連携可能で普段から業務で利用しているアプリケーションやオンラインサービス上のデータも簡単に共有できます。

オフショア開発をご検討されている方々はぜひ一度ご相談ください。

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アカウントマネージャー: クアン(日本語・英語対応可)

電話番号:　(+84)2462 900 388

メール:  konnichiwa@hachinet.jp

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